Slimmer werken, beter kiezen: 4 tips voor minder werkdruk
- Rubriek
- Blog
- Datum
- 4 maart 2020
- 3 minuten leestijd
Had een dag maar 25 uur. Of beter nog: 26. Langer doorwerken is echter niet het antwoord op een hoge werkdruk. Wat dan wel? 4 tips om efficiënt met je tijd en energie om te gaan.
Wanneer je veel omhanden hebt, ben je minder gefocust op wat écht belangrijk is. Misschien compenseer je het tijdgebrek door je taken minder zorgvuldig of helemaal niet te doen. Daarvan zijn je prestaties, werkplezier en vitaliteit direct het slachtoffer.
Beter kiezen, minder druk
Door beter te kiezen waar jij aandacht aan geeft, kun je stress verminderen. Je krijgt meer plezier in je werk, bent effectiever en creatiever. Ook kun je meer aan en heb je minder lichamelijke (stress)klachten.
Onderstaande tips helpen je om de werkdruk de baas te worden, in plaats van erdoor geleefd te worden.
#1. Werk efficiënter om tijd te besparen
Zet eerst eens alle bezigheden in een overzicht. Deel vervolgens je werkdagen opnieuw in en reserveer daarbij ook tijd voor achterstallig werk en spoedklussen.
- Welke vergelijkbare werkzaamheden kun je clusteren? Plan die op dezelfde dag, dat scheelt opstarttijd.
- Word je vaak gestoord door e-mail en telefoon? Zet deze uit als je ergens anders mee bezig bent.
- Word je uitgenodigd voor veel besprekingen? Wees kritisch en vraag jezelf (en anderen) of jij hier écht bij moet zijn. Mogelijk kan een collega je ook even tien minuten bijpraten.
- Hebben collega's regelmatig ad-hoc vragen voor je? Plan een vragenuurtje in, zodat je niet steeds wordt gestoord.
- Ben je met drie dingen tegelijk bezig? Maak eerst een klus af voordat je aan de volgende begint. Bij multitasken heeft je brein steeds opnieuw opstarttijd nodig en dat is weggegooide tijd en energie.
- Valt je planning structureel in duigen? Plan dan anderhalf keer zoveel tijd in dan je normaal doet voor een taak.
- Is je to-dolijst einde dag net zo vol als 's ochtends? Zorg dat je elke dag minimaal één taak afmaakt, zodat je tevredener de dag afsluit.
#2. Wees kritisch op wat bij jou hoort
Bekijk of een taak urgent is of noodzakelijk voor jouw functie. Het schema van Eisenhower geeft hiervoor praktische handvatten:
- Wel urgent en wel noodzakelijk
De klus is belangrijk voor je baan. Ga er het liefst direct mee aan de slag, maar bedenk wel welke consequenties deze spoedklus heeft voor de rest van je bezigheden. - Wel urgent maar niet noodzakelijk
Hier is het de kunst om kritisch te zijn. Stel goede vragen. Waarom is de klus überhaupt belangrijk? Wat gebeurt er als het blijft liggen? Ben jij de enige die de nodige kennis heeft? Kan de klus wachten tot een gunstiger moment? Kan het op een efficiëntere manier worden gedaan? - Niet urgent maar wel noodzakelijk
Plan de klus op een vaste tijd. Deze taken zijn essentieel voor het resultaat op de lange termijn. Lukt het niet om deze werkzaamheden af te ronden binnen de uren die je werkt? Dan heb je waarschijnlijk te veel kerntaken en is het tijd je leidinggevende aan zijn of haar jasje te trekken. - Niet urgent en niet noodzakelijk
Deze klus hoort niet bij jou. Draag hem over aan iemand die er wel verantwoordelijk voor is.
#3. Doe eerst waar je tegenop ziet
Deze tip vind je waarschijnlijk moeilijk. Wij mensen stellen lastige dingen namelijk heel graag uit. Maar de klus verdwijnt er niet mee. Hij zeurt in je achterhoofd en op een gegeven moment moet je er toch aan geloven. Dat nadenken over iets vervelends kost niet alleen tijd, maar ook veel energie.
Pak daarom als eerste de vervelende klussen op. Het is even doorbijten, maar dan ben je er wel lekker vanaf!
#4. Leer vaker ‘nee’ te zeggen
We zeggen al snel ‘ja’ als het antwoord eigenlijk ‘nee’ is. Uit plichtsgevoel, collegialiteit, omdat we geen confrontatie willen of het zelf sneller kunnen. Maar 'nee' zeggen, is kiezen voor jezelf en je kerntaken. Met als gevolg dat je minder geleefd wordt, niet meer zo snel knel komt en doet wat belangrijk is.
Baas over je tijd
In de training Timemanagement ontdek je de kunst van prioriteiten stellen, reëel plannen en keuzes maken. Met als doel: grip op je werk en minder stress.
