AI gebruiken? Omarm je assistent, ontwikkel je talent!

Maar hoe kom je erachter welke taken je het best kunt uitbesteden aan AI? Welke technische en menselijke skills heb je nodig om efficiënt met AI te werken? En waar let je op bij het kiezen van AI tools? Trainster en AI-Human expert Fiona Passantino deelt haar visie en tips in deze blog. 

• Efficiënter én leuker werken met AI
• Taken waar AI goed in is
• Wat kan AI voor jou doen?
• Invloed van AI op jouw branche
• Harde en zachte skills bij AI gebruik
• Tips van Fiona: hoe te beginnen met AI?

 Efficiënter én leuker werken met AI

AI verandert de manier waarop we werken. Dankzij de functies van AI kunnen we steeds meer taken automatiseren en optimaliseren. Dit levert ons tijdwinst, minder fouten, meer werkplezier en hogere productiviteit op, om maar eens wat voordelen te noemen.  

Volgens Fiona Passantino is het hard nodig dat we AI in alle lagen van de organisatie gaan omarmen. “De verwachtingen van klanten zijn al hoger, omdat klanten ervan uitgaan dat je tegenwoordig sneller kunt opleveren. Toch zijn er nog genoeg leidinggevenden die niet willen dat hun medewerkers AI gebruiken. Zij willen dat alles mensenwerk blijft, met stiekem gebruik tot gevolg. Het is hoog tijd dat de uitvoerende medewerkers die het werk doen de leiders opvoeden!”"

"Het is hoog tijd dat de uitvoerende medewerkers die het werk doen de leiders opvoeden!”

Taken waar AI goed in is

Uit onderzoek blijkt dat gebruikers AI nu vooral inzetten om ideeën te genereren en verbeteren. “Om precies te zijn is 43% van het gebruik gericht op brainstormen en 21% op onderzoek”, legt Fiona uit. “Dit herken ik bij mezelf. Voordat ik een artikel schrijf, spar ik altijd vooraf met AI. Welke onderwerpen mag ik niet vergeten? Wat zijn hot topics in die branche?

Vervolgens moet je de resultaten van je onderzoek natuurlijk goed gebruiken en alles checken. Je kunt er niet van op aan dat alles waar is. En laten we natuurlijk het uitvoerende stuk niet vergeten. Dat is nu nog maar een klein deel van het AI-gebruik, maar zal steeds groter worden.” Uitvoerende taken die AI uit handen kan nemen, zijn bijvoorbeeld:

• Routine- en repetitieve taken zoals gegevensinvoer, documentbeheer, facturering en rapportage;
• Mails en vragen beantwoorden en eenvoudige problemen oplossen. Chatbots en virtuele assistenten kunnen zo je klantenservice en binnendienstmedewerkers ontlasten.
• Processen optimaliseren door inefficiënties te identificeren en verbeteringen voor te stellen;
• Data-analyses maken en patronen en trends identificeren;
• Notuleren, schrijven en ontwerpen. Er zijn steeds meer AI tools om vergaderingen uit te schrijven, teksten samen te vatten en visuals en grafische ontwerpen te maken;
• Persoonlijke aanbevelingen doen voor klanten, gebaseerd op eerdere interacties en voorkeuren.

 Praktische oefening: ‘Wat kan AI voor jou doen?’

In haar trainingen gebruikt Fiona vaak een simpele, maar effectieve oefening als eyeopener. “Neem aan vel papier en trek een lijn in het midden. Linksboven zet je een happy emoji, rechtsboven een trieste. Alle taken die je energie geven en blij maken, zet je aan de linkerkant. De taken die je niet leuk vindt, zet je rechts.  

Wat blijkt? Of mensen nu programmeur, schrijver, arts, manager of stagiair zijn: de antwoorden lijken allemaal op elkaar. We houden massaal van samenwerken en communiceren met anderen, brainstormen, mensen helpen, trainingen geven en ontvangen, strategische plannen maken, verbinden en creatief werk.

Dingen die ons energie kosten? Dat zijn lange teksten lezen, formulieren invullen, administratieve en financiële zaken, repeterend werk en lange meetings uitzitten. Laat AI nu precies in die laatste zaken erg goed zijn!”

Invloed van AI op jouw branche

Zet je AI slim in, dan houd je dus het leuke mensenwerk over. En hoe leuker het werk, hoe hoger de productiviteit, tevredenheid en betrokkenheid en hoe minder stress, verloop en verzuim. “Dit geldt voor alle sectoren”, legt Fiona uit. “De IT-sector is duidelijk koploper. Repeterend en uitvoerend werk wordt hier massaal geautomatiseerd. Ook in de financiële dienstverlening ervaren medewerkers dat ze dankzij AI meer tijd overhouden voor persoonlijk klantadvies en strategisch meedenken.  

En ben je HR-professional, dan doe je voordat je een vacature opstelt natuurlijk research naar de taken van de medewerker. Of je laat AI CV’s screenen en een scherpe vacaturetekst schrijven, zodat jij meer met medewerkers op de werkvloer kunt praten over wat er speelt. En werk je in de retail, dan onderzoekt AI voor jou waar de klantbehoefte ligt en wat mensen gemiddeld uitgeven aan een bed, kledingstuk of wat dan ook.”

Toepassingen van AI: embodied AI

Fiona benadrukt dat AI het uitvoerende werk in alle sectoren vroeg of laat beïnvloedt. “Over twee jaar werken we met embodied AI, oftewel robots met een AI-brein. Die kunnen berekeningen en inschattingen maken en dus lichamelijke bewegingen doen. De eerste AI-robots zijn al actief, bijvoorbeeld in Amazon magazijnen. Zij zijn druk met optillen, orderpikken, plaatsen en verplaatsen. Naarmate de prijs daalt, zullen meer bedrijven in de zorg-, bouw- en productiebranche volgen. 

"Als we het goed gebruiken, maakt AI ons werk en de wereld weer een stuk menselijker.”

Dan gaat AI röntgenfoto’s beoordelen en bloedtesten interpreteren en krijgt medisch personeel meer tijd om te luisteren naar patiënten. Ik geloof dat we over een jaar of vijf de werkvloer delen met zichtbare en onzichtbare collega’s. Dan hebben we de rotklusjes uitbesteed en als we het goed gebruiken, maakt AI ons werk en de wereld weer een stuk menselijker.”

Ontwikkelingen rondom Google SGE

Ook voor professionals in de marketing verandert AI het werk aanzienlijk. Denk bijvoorbeeld aan Search Generative Experience (SGE), waarbij Google de interactie van een chatbot combineert met de resultaten van een zoekmachine. Zoekers krijgen in plaats van een lijst met blauwe links, advertenties, video’s en featured snippets een AI-snapshot bóven de organische resultaten te zien.  Als marketeer doe je er goed aan hier tijdig op in te spelen, zodat Google SGE in je voordeel gaat werken. In de training SEO en SEA ga je hiermee aan de slag. 

Wil jij ook meer impact maken in je rol? Met onderstaande tips vergroot je de kans dat ook jij verandering teweegbrengt. Een betere jij, organisatie en wereld beginnen immers bij jezelf en jouw overtuigingen.

Retrieval Augmented Generation

Fiona voorspelt dat we in de toekomst veel gaan horen van Perplexity. "Dat is een van mijn favoriete tools voor Retrieval Augmented Generation AI (RAG AI). Het helpt het risico op AI-hallucinaties uit je workflow te halen, omdat het de originele bronnen van het gevonden materiaal vermeldt. Je stelt in natuurlijke taal een gewone vraag en krijgt een samenvatting in natuurlijke taal terug. Zonder dat je door veel advertenties en gesponsord materiaal hoeft te scrollen. Je controleert de bronnen om ze te verifiëren, old school. Op een bepaalde manier denk ik dat RAG AI zoekmachines zoals we ze tot nu toe kennen - zoals Google en Safari - zal vervangen."

"In Perplexity krijg je antwoord op je vraag, met de originele bronnen en zonder veel advertenties en gesponsord materiaal."

Harde en zachte skills bij AI gebruik

“Eerst moeten we technisch met AI leren omgaan”, gaat Fiona verder. “Maar zoals inmiddels ook iedereen kan typen en surfen, kunnen we over een paar jaar ook allemaal met AI overweg. De een sneller dan de ander natuurlijk, maar we groeien er met z’n allen naartoe.” Om AI-resultaten goed te kunnen interpreteren en filteren, zijn naast harde ook zachte, menselijke vaardigheden nodig. “

• Intuïtie gebruiken: Het belang van het beter benutten van intuïtie en kritisch nadenken, vooral bij onderzoek.
• Kennisdeling en communicatie: Het vraagt communicatieve vaardigheden zoals luisteren, samenwerken, verbinden om effectief kennis te delen met anderen.
• Leiderschapsuitdagingen: Voor leidinggevenden worden vaardigheden zoals het management van verandering, omgaan met weerstand, en het inspireren en motiveren van anderen cruciaal in de komende jaren. 

Tijd en energie voor het ontwikkelen van je talent 

Als we het technisch gebruik van AI eenmaal onder de knie hebben, komt er meer ruimte voor de menselijke kant van AI. Fiona voorspelt dat we dan tijd en energie overhouden voor het verder ontwikkelen van onze zachte, menselijke skills en onze talenten. En skills als creativiteit, inlevingsvermogen, communicatie en analytische vaardigheden hebben we alleen maar harder nodig, omdat straks ‘menselijke’ en niet-repeterende werkzaamheden onze kerntaken zijn als we de ‘rotklussen’ hebben uitbesteed.  

“Ik zou iedereen willen uitnodigen eens voor zichzelf te bedenken: welke soft skills en power skills - zoals SUAS de set van harde en zachte skills noemt waar de toekomst om vraagt - wil jij verder ontwikkelen als AI eenmaal fungeert als je persoonlijke assistent?”

 "Bedenk eens voor jezelf: welke menselijke skills kun jij ontwikkelen als je AI omarmt als persoonlijke assistent?"

Tips van Fiona: hoe te beginnen met AI?

• Stap 1: Bepaal wat je AI wilt laten doen

Welke van je dagelijkse taken geven kracht en energie? Wat vind je niet leuk of waar ben je zelfs zwak in? Onderzoek hoe AI je kan ontlasten en versterken.

• Stap 2: Investeer in kennis en training 

Trainen en oefenen is de volgende stap. Een basistraining zoals ChatGPT in je werk van SUAS of een Masterclass AI helpt je al op weg. Neem de ruimte om te experimenteren.

• Stap 3: Bespreek en vorm het AI-beleid

Wat is het AI-beleid in je organisatie? Wat zijn de regels en welke data zijn geschikt om te gebruiken en welke niet? Voer het gesprek op je werk, met collega’s en managers. Wil het MT er niets van weten, leg ze dan uit dat het toch gebeurt en eis besluiten. Zo kunnen jullie beleid gaan vormen en kaders bepalen. 

• Stap 4: Kies de juiste AI tools

In veel gangbare Office tools zitten AI tools ingebakken. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft 365 en de AI tool Copilot. Ook het vrij toegankelijke ChatGPT kan veel voor je doen als het gaat om contentcreatie of brainstorming. Als je een AI-oplossing van een van de grotere spelers kiest - denk aan Google, Adobe, Amazon, Facebook, X en Apple - zit je vrijwel zeker goed. Een gratis account op bijvoorbeeld Open AI, Olympus, X AI, Mistral en Lama voldoet voor veel mensen prima. Is dat niet genoeg, dan kun je een betaald account overwegen.

AI tools effectief inzetten?

Wil je ook meer taken uitbesteden en experimenteren met verschillende AI-tools? Kijk dan eens naar de training Effectief inzetten van AI-tools van SUAS. Dit is een praktische training, die ook leuk is om samen met een collega te volgen. Je leert hier prompts schrijven, output interpreteren en routinematige taken automatiseren. Wat houdt je nog tegen? Op naar een beter (werk)leven met AI!

 NAAR DE TRAINING EFFECTIEF INZETTEN VAN AI-TOOLS

Meer horen over AI van Fiona Passantino? Luister ook naar dit Sterkmakers College van Schouten & Nelissen.