Blijf investeren in kennis

Jezelf uitdagen levert veel op

Op zijn 15e maakte Ron zijn intrede in ’t werkende leven – nu is hij 56 jaar. Leergierig blijven vindt hij heel belangrijk, ook als je - zoals hij het zelf noemt - van ‘de oudere generatie’ bent. Dat je je kennis blijft aanvullen, is essentieel, vindt Ron.

“De ‘oudere’ generatie wordt vaak vergeten als het gaat om investering in kennis”, is Ron van mening. “Iemand die net afgestudeerd is van een HBO opleiding krijgt een hogere waarde toegekend dan iemand die zich in de afgelopen jaren heeft voorzien en verrijkt met een enorme ervaring, opleidingen en cursussen.”

Ron wil laten zien dat hij ook op hoog niveau de basiskennis en kwalificaties heeft om de juiste prestaties kunnen leveren. Daarom volgde hij bij SUAS de hbo-module Bedrijfsprocessen. “Deze module was mijn eerste opleiding op hbo-niveau. Ik heb er hard voor moeten werken, maar ik ben heel tevreden met het resultaat.”

Deze hbo-module, los te volgen of als onderdeel van de bachelor Bedrijfskunde, is volgens Ron geschikt voor iedereen die te maken heeft met het inrichten of modelleren van bedrijfsprocessen. “Ik gebruik mijn opgedane kennis en vaardigheden in mijn rol als QA/QC manager. Het helpt me enorm in het uitvoerbaar houden/maken van bedrijfsprocesbeschrijvingen.”

Op tijd beginnen en vooruit werken

De module heeft 4 scholingsdagen en daarnaast werk je ook aan je eigen praktijkopdracht, het beroepsproduct. Hoe maak je die combinatie van studeren en werken tegelijk? In ieder geval door op tijd te starten met inlezen en het maken van de eerste opdrachten, tipt Ron. Dus ook al vóór de eerste bijeenkomst.

“Mijn ervaring is dat het fijn is om iets vooruit te werken, dan valt de stof beter op z’n plek. In z’n algemeen geef ik als advies mee: onderschat de studielast niet, begin op tijd en hou je aan je tijdsblokken.”

Over alle scholingsdagen heen ervaarde Ron dat bij veel van de deelnemers in de basis dezelfde problemen spelen. Namelijk een gebrek aan goede onderlinge communicatie en onvoldoende structuur in de overdracht van gegevens van de ene afdeling naar de andere. Ervaringen om uit te wisselen waren er dus genoeg – in de groep was er veel interactie en feedback. “Het was verhelderend om gezamenlijk te kunnen oefenen met onder meer de Poka Yoke, SIPOC, LEAN, Six Sigma en het Ishikawa visgraatmodel.”

Bruggetje met de praktijk

Ron wist al snel wat zijn praktijkopdracht moest worden en welke link hij wilde leggen met zijn dagelijkse werk als QA/QC manager. “Ik wilde de controle- en beslissingsmomenten over de technische risicobeoordeling van het werk in kaart brengen en waar mogelijk verbeteren.” Tijdens de eerste cursusdag presenteerde Ron deze keuze. De trainer stelde vervolgens voor om de scope iets te verkleinen.

“Dit advies heb ik ter harte genomen en de scope verkleind tot alleen de technische beoordeling zoals deze wordt vernoemd in onze interne kwaliteitsprocedure PR 6-2 ‘Aanvraag en calculatie.” Waarom juist die procedure? “Als je daar de beoordeling uitvoert, zit je aan de voorkant van het verdere proces. Daarmee kon de grootste invloed aan de waardeketen kon worden toebedeeld. Dus dat is mijn vertrekpunt geweest.”

Enthousiasme tijdens de Brown Paper sessie

Na het uitwerken van een concept voor die procedure organiseerde Ron een Brown Paper sessie met zeven stakeholders. Een Brown Paper sessie is een visuele manier om een proces in kaart te brengen. 

Een succesvolle sessie, met een enthousiaste en betrokken groep, vertelt Ron. “Alle stakeholders hebben in deze 1,5 uur heel actief deelgenomen aan het beoordelen van het BPMN (Business Proces Model & Notification).”

Het BPMN werd tijdens de Brown Paper sessie op een fors whiteboard uitgewerkt en de verbeteringen in het rood aangebracht. De drive was om de procedure ‘lean’ te houden en dan toch een goede risico beoordeling te creëren.

“Samen hebben we de aanzet gegeven tot een procedure met draagvlak. We hebben besloten dat de BPMN methode de basis is voor het verder verbeteren van onze zorgsysteemprocedures. Ik ben nog steeds heel blij met de behaalde resultaten. De mensen die er waren, waren zeer positief over de aanpak en mijn rol hierin”, blikt Ron tevreden terug.

Swimming lanes op de juiste plek

Tijdens deze sessie kwam de groep tot de conclusie dat ze van 7 swimming lanes terug moesten naar 6. Wat dat nu precies betekent voor het proces, legt Ron verder uit. “De swimming lanes maken heel goed inzichtelijk wie de verantwoordelijke is voor de betreffende processtap. Zo kan er doelgericht en efficiënt naar de uitvoering ervan worden gehandeld.”

Hij benadrukt dat het wel zaak is dat je goed oplet waar je welke swimlane in het BPMN plaatst: het is natuurlijk de bedoeling dat het schema een goede workflow laat zien.

Dit zorgt voor meer impact en meer draagvlak

Vaak wordt het optimaliseren van processen gezien als een instrument om te bezuinigen op de kosten. Toch brengt het optimaliseren van bedrijfsprocessen veel meer dan dat: zo wordt de klant beter bediend en zullen medewerkers minder frustraties ervaren.

De praktijkopdracht van Ron heeft meteen impact gehad op zijn werk. Welke verandering bracht dit teweeg? “Er ontstaat meer draagvlak voor een effectieve invulling van het zorgsysteem als je samen met de (interne) klant bouwt aan het opstellen van procedures”, is de ervaring van Ron. “Het is hét fundament voor de PDCA (Plan-Do-Check-Act) cirkel.”

Ook merkt hij dat er nu veel meer samenhang is tussen personen en afdelingen als ze betrokken zijn bij de totstandkoming van procedures en werkinstructies. “Dit heeft een positief effect op de efficiëntie van de organisatie.” Dat niet alleen, vervolgt Ron, “je merkt het vervolgens ook aan de omgang met elkaar.” Want, zegt hij treffend, “een goede structuur geeft een organisatie rust.”

De veelzijdigheid van bedrijfskunde

De kracht van bedrijfskunde, waar zit hem dat in? We vragen het aan Ron zelf. “Je kunt heel veel met bedrijfskunde. Je leert waarom procesmatige benadering van het werk een toegevoegde waarde heeft voor je organisatie”, vertelt hij enthousiast. “Ook leer je meer over het in kaart brengen van processen en hoe je daarop kunt sturen, zodat er continu verbeterd kan worden.”

Ron heeft tijdens de opleiding zijn kennis én vaardigheden ontwikkeld, echte power skills dus. Zo is hij bekend geworden met nieuwe methodieken om de bedrijfsprocessen te beoordelen en te ontwikkelen.

Maar ook merkt hij dat hij steviger staat bij het inzetten van deze modellen. “Omdat je kunt onderbouwen waarover je het hebt, kun je heel goed sturing geven aan het verloop van overleggen. Ik zie het nut van Brown Paper sessies en kan ook in de organisatie met vertrouwen inzetten om gezamenlijk het draagvlak voor gestructureerde bedrijfsprocessen te optimaliseren."

Wil jij net als Ron jouw blik verruimen en bedrijfskundige inzichten vertalen naar oplossingen voor jouw organisatie? Bekijk de hbo-module bedrijfsprocessen.

BEKIJK DE HBO-MODULE BEDRIJFSPROCESSEN