Volwassen & helder communiceren helpt om organisaties vitaal te houden

Het belang van heldere communicatie

“Het old school belletje verdient wel wat meer waardering.”

De afgelopen twee jaar dwong de coronapandemie bedrijven om hun manier van werken drastisch te herzien. Dat ging op veel gebieden verrassend goed: om het wegvallen van de dagelijkse reistijd en files was niemand rouwig en digitale tools om samen te werken bleken hartstikke efficiënt. “Dat gold niet alleen voor kantoormedewerkers. Voor cabine en cockpit collega’s was dit ook een uitkomst”, vertelt Van Beelen. “In maart 2020 is onze gehele operatie stilgelegd. Op deze manier konden deze collega’s toch nog verbinding met elkaar houden.” Nu de coronamaatregelen verleden tijd zijn, is het voor werkgevers zaak om het oude én nieuwe normaal zo goed mogelijk met elkaar te combineren. En om met elkaar op een manier te communiceren die bij die nieuwe werkelijkheid past.

Andere manier van communiceren

Bij Transavia slagen ze daar vooralsnog goed in, vindt Van Beelen. “Al is het uiteraard niet voor alle medewerkers hetzelfde. Cabine, cockpit en collega’s van de technische dienst hebben er minder mee te maken omdat ze op locatie werken. Maar voor collega’s die op kantoor werken hebben we een hybride werkomgeving gecreëerd met een mooie mix tussen persoonlijk contact en werken op afstand.” Dat vergt ook een andere manier van communiceren, zo ziet ze. “Je moet flexibel zijn, en dat is niet voor iedereen even makkelijk. Om dat te laten werken is het belangrijk dat je goed aan elkaar kan vertellen wat je behoeften zijn”, zegt Van Beelen. Met werknemers oefent ze dat in teamcoachsessies. “Hoe ga je nou een eerlijk gesprek aan op een manier dat het ook nog wat oplevert? Want je kan wel de hele tijd zeggen wat je niet fijn vindt, maar uiteindelijk wil je vooral dat er iets verandert.”

Het middel dat je voor zo’n eerlijk gesprek kiest, heeft volgens Van Beelen ook invloed. “Ik vind dat het old school belletje wel wat meer waardering verdient. Door gewoon de telefoon te pakken maak je veel meer verbinding dan bijvoorbeeld tijdens een Teams-sessie. Het is veel persoonlijker, al blijft elkaar fysiek spreken vaak het beste.” De strateeg en coach gelooft erin dat volwassen en helder communiceren helpt om medewerkers, en daarmee organisaties, vitaal te houden. “Volwassen en helder communiceren betekent voor mij dat je je zonder oordeel je behoeften uitspreekt en aangeeft wat je nodig hebt. Dat betekent dus ook dat je het aangeeft wanneer je je aan iets stoort, dat je op zo’n moment je verantwoordelijkheid neemt. Je bent uiteindelijk zelf verantwoordelijk voor je werkgeluk.”

Schop onder de kont

Er zijn mensen op kantoor die post-corona in de valkuil van ‘lekker thuiswerken’ trappen, ziet Van Beelen. “Ook voor mij is dat een gevaar: ik laad ook op als ik alleen ben, zonder mensen om me heen. Maar als ik mezelf dan toch een schop onder de kont geef en naar kantoor ga, krijg ik iets wat ik hier thuis niet heb. De grappen en grollen, het even vragen hoe het bij iemand thuis gaat, het klagen over een project dat niet helemaal lekker loopt. We moeten niet onderschatten hoe belangrijk dat soort zaken zijn.”

Van Beelen is er dan ook van overtuigd dat binnen een bedrijf alles om relaties draait. En zonder goede communicatie houden die relaties geen stand. “Als je niet communiceert, dan maak je geen verbinding en kom je ook als team of organisatie uiteindelijk niet verder.” Daarbij denkt ze dat het belangrijker is om authentiek te zijn dan communicatiestijlen uit een boekje over te nemen. “Ik denk dat het vooral belangrijk is om jezelf te zijn. Hoe meer ik mezelf leer kennen, hoe authentieker ik communiceer. Je moet eerlijk en kwetsbaar durven zijn, dat is de manier waarop je goede gesprekken krijgt.”

Er zijn verschillende manieren om die persoonlijke noot te faciliteren, aldus Van Beelen. “In vergaderingen, zeker online, kan je dat bijvoorbeeld doen door eerst even een check-in te houden. Gewoon kort een rondje om te horen hoe iedereen erbij zit, dat hoeft maar vijf minuten te duren. Door zo de ruimte te bieden aan de kleine persoonlijke dingen, blijf je verbinding houden. En voorkom je dat je alleen maar aan het produceren slaat. Want dat voelt misschien wel lekker efficiënt, maar op termijn schiet je je doel voorbij.”

Een eerlijk gesprek, zo pak je dat aan:

• Begin met de feiten, vertel zonder oordeel wat je ziet. Let daarbij wel op: als het onderwerp je nog te hoog zit, dan kan je beter even wachten.
• Nadat je de feiten hebt geschetst, vertel je wat de situatie met je doet. Bijvoorbeeld dat iets je onzeker maakt. Het is normaal dat dat spannend is, het is tenslotte heel anders om je in een werksituatie kwetsbaar op te stellen dan thuis.
• Vervolgens vertel je wat je behoeften zijn: een andere manier van communiceren bijvoorbeeld, of elkaar vaker fysiek zien.
• Nu geef je je gesprekspartner een kans om te reageren. Herkent diegene de punten die je aandraagt en wat is diens gevoel daarbij? Een belangrijke stap, want zo maak je verbinding.
• Ten slotte spreek je met elkaar af hoe je het vanaf nu samen gaat doen. Die afsluiting is cruciaal: zonder concrete afspraken kom je immers niet tot verandering.

Wil jij meer inzicht krijgen in je eigen communicatiestijl en effectiever leren communiceren?

Kijk dan eens naar de training ‘Communiceren met oog voor de relatie’.

BEKIJK DE TRAINING