Deze 6 projectmanagement skills hebben goede projectmanagers

Valkuilen projectmanagement

Misschien merk je dat je communicatie vaak stroef verloopt of dat de structuur in jouw projecten ver te zoeken is. Dat je in de praktijk veel te veel zelf zit te doen of dat je scope of planning te strak is. Er zijn diverse dingen waar je tegenaan kunt lopen als projectmanager. We hoeven jou ook niet te vertellen dat geen project of projectteamlid hetzelfde is. Zoveel mensen, zoveel wensen. Om alles en iedereen in goede banen te leiden, kun je dus maar beter zorgen voor een gezonde mix van theoretische, menselijke en praktische projectmanagement vaardigheden.

Sociale en praktische projectmanagement skills

Of je nu een beginnend of ervaren projectmanager bent: je kunt van alles doen om projecten positief te beïnvloeden. Om elke projectfase tot een goed einde te brengen, heb je zowel sociale skills nodig, zoals: communiceren, onderhandelen en motiveren. Ook meer praktische skills zijn van belang: plannen, structureren en werken met projectmanagement software. Het is juist met die mix van menselijke en praktische competenties waarmee je als projectmanager het verschil kunt maken. Al met al komen wij tot de volgende top 6 competenties voor de projectmanager van nu én straks.

Sociale skills van een goede projectleider

1)    Helder en open communiceren

Niet alleen met de opdrachtgever moet je effectief mondeling en schriftelijk kunnen communiceren. Ook met je projectteam en stakeholders wil je een duidelijke en transparante communicatie. Het begint al met goed luisteren naar je klant tijdens een intake. Vervolgens maak je een briefing voor het projectteam, tackle je issues die spelen in het projectteam en zorg je ervoor dat alle informatie over het project beschikbaar is voor iedereen. Goede communicatieve skills staan dus niet voor niets op één!

2)    Leidinggeven en motiveren

Als projectmanager moet je leiderschap tonen. Jij bent het die initiatief neemt, keuzes maakt, verantwoordelijkheden neemt en beslissingen neemt als het nodig is. En dat alles het liefst op een positieve en inspirerende manier! Het is belangrijk dat je je projectteam helpt bij hun ontwikkeling en stimuleert tot een goede samenwerking. Hoe motiveer je medewerkers? Op welke manier willen ze door jou aangestuurd worden? Een goede leider past zijn leiderschapsstijl aan de teamleden en de situatie aan. De één wil op een coachende manier geholpen worden, de ander heeft meer aan duidelijke instructies en is meer een (op)volger. Lees hier meer over de belangrijkste competenties van een leidinggevende en ontdek hoe je deze vaardigheden kunt ontwikkelen.

3)    Hybride aansturen op afstand

De tijd dat projectteams samen op een kamer of afdeling zaten, is voorbij. Grote kans dat jouw team verspreid zit te werken, misschien wel over meerdere landen. Met de nodige uitdagingen tot gevolg. Wanneer je op afstand van elkaar werkt, krijg je bijvoorbeeld niet automatisch de signalen mee waaruit blijkt dat projecten uit de bocht dreigen te vliegen. Ook hiervoor is goede tooling belangrijk, het helpt je grip te blijven houden op je project. Natuurlijk vraagt hybride leiderschap ook wat van jouw eerdergenoemde communicatieve skills. Houd bijvoorbeeld informele sessies met je projectteam. Duik niet meteen de inhoud in, maar geef ook aandacht op persoonlijk vlak. Breng projectteamleden regelmatig bij elkaar en stimuleer dat ze elkaar opzoeken. Ook virtueel is verbinding en samenwerking realiseren meer dan mogelijk!

4)    Onderhandelen en conflicten hanteren

Hoe graag je ook alleen maar fijne gesprekken voert met klanten en teamleden, ook lastige gesprekken voeren hoort erbij. Als projectleider moet je eventuele problemen oplossen binnen het team, het financiële plaatje op een slimme manier kunnen bespreken en kunnen omgaan met weerstand uit alle hoeken. Mogelijk heb je ook te maken met andere belanghebbenden die betrokken zijn bij het project, zoals sponsors, aandeelhouders of partners met wie je samenwerkt. Er kunnen verschillende belangen spelen en sommige zaken liggen gevoelig. Het is fijn als je optimaal weet te communiceren met al deze partijen en stakeholders kunt beïnvloeden en sturen, zodat projecten efficiënter en beter verlopen. Hoe beter jij het krachtenveld weet te managen, hoe groter de kans dat je het project succesvol afsluit.

Praktische skills van een goede projectleider

5)    Plannen, organiseren en structureren

Nog zo’n onmisbare competentie en de core business van iedere projectmanager: plannen. Je projectteam zorgvuldig samenstellen, deadlines bepalen, risico’s incalculeren, snel schakelen bij hobbels en teamleden inroosteren; het hoort bij je takenpakket. Wel zo handig dus als je overweg kunt met een agenda, budget, timesheets en urenstaten. Onverwachte interventies? Die signaleer je zo snel. En schakelen met je projectteam? Dat doe je gemakkelijk in bijvoorbeeld een Kanban.

Er zijn diverse tools die je kunt gebruiken om projecten te bewaken en managen. Een goede tool maakt de processen duidelijk voor iedereen. Kan iedereen zien wie waarop wacht of waar de verantwoordelijkheden liggen? Hoeveel uren mag diegene schrijven? Hoe is de voortgang van het project? En heb jij zelf genoeg ruimte ingecalculeerd voor onvoorziene gebeurtenissen? Kies de methode die geschikt is voor jouw project. Twee bekende tools zijn Agile en Waterval. Bij de Waterval methode ga je uit van het eindresultaat van het project en kijk je in de praktijk of het resultaat voldoet aan de verwachting. Als je projecten uitvoert vanuit de Agile methodiek, ga je meer stapsgewijs te werk en kun je tijdens het project sneller inspelen op veranderingen.

6)    Werken met Excel en andere projectmanagement software

Excel, planningssoftware en programma’s voor projectadministratie zijn er niet voor niets! Laat de technologie voor je werken waar mogelijk, dat scheelt je bergen tijd en energie. Al die stuurinformatie over uren en budgetten helpt je het overzicht van projecten te bewaren. Bovendien zorg je er op deze manier voor dat er duidelijkheid en overzicht is aan zowel aan jouw kant als aan die van je opdrachtgever. Het helpt je ook te macromanagen in plaats van micromanagen, wat tal van voordelen voor je projectteam, het project én jezelf met zich meebrengt. Zo geef je teamleden de ruimte, zodat ze kunnen leren en presteren. Je houdt de grote lijn en planning van het project beter in de gaten en je voorkomt voor jezelf een te hoge werkdruk, stress en overbelasting. Welke software je ook kiest, zorg ervoor dat de tool aansluit bij het project en dat deze niet te complex is. Zo verlies je geen kostbare tijd en kun je optimaal focussen op het project en het projectteam.

Versterk jezelf als projectmanager met powerskills

Het klinkt allemaal zo makkelijk. Toch kunnen veel (toekomstig) projectmanagers in de praktijk wel wat ondersteuning gebruiken bij het ontwikkelen van de juiste mix aan projectmanagement skills. Hoe stuur je teams aan? Hoe kun je beter delegeren? Wanneer en hoe stuur je bij als je project dreigt te ontsporen?

In onze training Projectleidersvaardigheden vul je je gereedschapskist met nuttige kennis en inzichten en handige vaardigheden en tools. Je krijgt theorie en oefent met een trainingsacteur. Alles om die juiste combinatie aan sociale en functionele competenties als projectmanager verder te ontwikkelen.

En juist die mix aan powerskills wil je, want daarmee kun je jouw projectteam beter aansturen. Door constant te werken aan de ideale mix van skills, perfectioneer je het recept voor persoonlijke groei. Op deze manier blijf je niet alleen weerbaar, sterk en in beweging, maar neem je ook de controle over jouw carrière. Nog even en jij bent de projectmanager die elk projectteam hoopt te krijgen!

Gun jezelf ook die ontwikkeling en volg de opleiding Projectleidersvaardigheden.

BEKIJK DE OPLEIDING