15 Effectieve coaching tips voor het coachen van collega's

Coaching in organisaties is helemaal Verkroosts specialiteit. Ze is inhoudelijk verantwoordelijk voor de herontworpen Opleiding Professioneel Coach van SUAS. Deze opleiding, die je nu misschien kent als Leergang Coach Opleidingstraject - SUAS, start in maart 2024. Ook is Verkroost trainer in het leertraject 'Coachen van Collega's' en afgestudeerd aan de master Human Development van SUAS. Komt dat even goed uit.

Belang van coaching

Medewerkers goed kunnen coachen wordt alsmaar belangrijker. “Recent onderzoek wijst uit dat medewerkers organisaties vaak verlaten door de manier van aansturing”, begint Verkroost.

“Al wordt het soms niet hardop gezegd, ik hoor het in mijn praktijk ook. Juist in deze tijd van arbeidsmarktkrapte is je manier van samenwerken en begeleiden cruciaal. Voelen medewerkers zich niet gehoord, gezien en begrepen, dat zet je de achterdeur wijd open.”

Voor steeds meer organisaties zijn coachend leidinggeven en coachend samenwerken bewuste keuzes. “Ik leid bijvoorbeeld vaak mensen op binnen de bankwereld. Het valt op dat coaching daar steeds meer als ontwikkelingsstrategie wordt ingezet. Niet alleen om talent binnen boord te houden, maar ook om beter gebruik te maken van de persoonlijke kwaliteiten en creativiteit van medewerkers. Specifieke kennis wordt minder belangrijk doordat kennis snel achterhaald is.

Interpersoonlijke skills, daar wil je in investeren! Door coaching groeien mensen en krijgen ze meer vertrouwen in hun eigen kunnen. Het voordeel voor jou als leidinggevende? Je rol gaat er anders uitzien. Waar je vroeger degene was die het meest wist, ben je nu vooral menselijk en maak je je medewerkers sterker. Hierdoor krijg je zelf meer ruimte om je bezig te houden met strategische zaken.”

Slimme Coaching tips

En dan nu die coachingtips waar je op zit te wachten. Verkroost geeft je aanwijzingen die precies het verschil kunnen maken in wel of niet effectief zijn met het coachen van collega's.

• 1) Luister goed

Coachen draait vooral om luisteren. Veel mensen denken dat ze dat goed kunnen, maar ga maar eens checken of je écht begrepen hebt wat de ander zegt. Er bestaan drie niveaus van luisteren. Het eerste is wachten totdat jij wat mag zeggen. Het tweede is vragen stellen en samenvatten om te verdiepen en het derde en meest inclusieve niveau is proberen de ander te begrijpen en tegelijkertijd te signaleren wat het bij jou oproept. Je maakt contact en neemt context en gevoelens mee. Op welk niveau luister jij?

• 2) Stel effectieve vragen

Goede vragen zijn open vragen, en geen vragen waar je ja of nee op kunt antwoorden. Ook multiple choice en suggestieve vragen die al een oplossingsrichting bevatten zijn not done. Over het algemeen zijn wie-, wat-, waar-, wanneer- en hoevragen een goed idee. Waarom-vragen niet, want daar zit vaak een oordeel in. Let op: ook een vraag als ‘hoezo vind jij dat een probleem?’ bevat een oordeel.

• 3) Wees oprecht en geduldig

De ander voelt het feilloos aan als je eigenlijk geen zin hebt of te druk bent. Je intonatie en lichaamstaal liegen immers niet. Ga dus niet lopen toneelspelen en coach alleen als je iemand echt wilt helpen en tijd hebt.

• 4) Kies wanneer je gaat coachen en wanneer niet

Hoe goed coachen ook kan werken, je hoeft niet alles coachend te doen! En niet bij iedereen. Een goede boer zaait ook niet het hele jaar door. Soms zijn er procedures die om concrete opdrachten vragen, of situaties waarin iemand advies nodig heeft. In een goede training leer je het verschil tussen coachen, adviseren en (aan)sturen en leer je wanneer welke stijl passend is.

• 5) Werk aan je eigen mindset

Niet zelden belemmeren eerdere ervaringen je om de ander goed te kunnen begeleiden. Laat jezelf dus ook coachen, zodat je eigen mindset en eigen valkuilen je niet in de weg gaan zitten bij het coachen van je collega's. Bekende valkuilen zijn bijvoorbeeld dat je toch zelf gaat oplossen, gaat adviseren of dat je je te verantwoordelijk voelt.

• 6) Geef specifieke feedback

Geef niet alleen feedback als het niet goed gaat. Geef juist complimenten voor wat goed gaat en wees daarbij specifiek. Zeg niet alleen ‘goed gedaan’ maar ‘ik merkte dat je je heel open opstelde in de meeting en daardoor durfde ik zelf ook te zeggen wat er speelde’ of ‘ik werk zo graag met jou samen omdat je altijd zo goed bent voorbereid’. Wat leuk is: nu je collega dit van jou weet, zal hij of zij dit fijne gedrag juist nog vaker gaan vertonen.

• 7) Geef feedback op resultaat of relatie

Geef geen feedback op de persoon, want dat voelt al snel als een aanval. Geef vooral feedback op het effect dat je ervaart op jullie samenwerkingsrelatie of het resultaat. Zeg dus niet: 'jij werkt te langzaam, daardoor lopen we nu achter met dit project', maar 'ik merk dat ik het vervelend vind dat we achter beginnen te lopen met dit project. Hoe is dat voor jou? Zullen we samen eens kijken of we dit op kunnen lossen?’  

• 8) Luister ook naar wat niet gezegd wordt

Vergelijk je iemands verbale en non-verbale communicatie dan zitten daar wel eens tegenstrijdigheden in. Soms zeggen mensen bijvoorbeeld ja, maar zegt hun hoofd of lijf nee. Koppel dit dan terug en zeg bijvoorbeeld ‘als ik naar je kijk, krijg ik toch een ander gevoel. Vertel eens.’

• 9) Werk samen op basis van gelijkwaardigheid

Het is een valkuil je status te laten zien door achter je bureau te blijven zitten, op je telefoon te kijken, je te laten storen door anderen die hun hoofd om de hoek steken of te veel te noteren tijdens het gesprek. Geef de ander het gevoel dat hij een mens tegenover zich heeft, en niet een hogere functie of hoger salaris. Ga bijvoorbeeld samen wandelen.

• 10) Kader de tijd

Heb je weinig tijd? Kader! Zeg dat je nu maar tien minuten hebt en slechts even kunt meekijken, en stel eventueel voor een afspraak te maken voor een langer gesprek. Zo weet de ander waar hij aan toe is. Vragen als ‘wat zouden we in dit half uur kunnen doen?’ en ‘waar wil je het over hebben?’ zijn ook een goed idee.

• 11) Stel geen diagnoses

Wees geen psycholoog, want dat ben je niet. Kijk naar feiten en gevoelens en plak geen stempels op de ander.

• 12) Begrijp voordat je begrepen wilt worden

Eerst de ander begrijpen en dan pas zelf begrepen willen worden, is belangrijk. Iemand moet eerst voelen dat hij begrepen wordt, daarna is er pas een opening voor wat jij wilt inbrengen of vragen. Doe je dit andersom, dan krijg je zogenaamde pocketveto’s waarbij mensen ja zeggen maar nee doen. Herken je dit? Dan druk je misschien toch iets door waar de ander niet achter staat. Wil je toch iets opleggen, bijvoorbeeld omdat iets gewoon echt moet volgens een bepaald protocol? Noem het dan geen coaching.

Online Coaching tips

Wat doe je als je collega thuis zit te werken en jij hem of haar wilt coachen? Kun je eigenlijk ook online coachen via bijvoorbeeld Teams? Volgens Verkroost zeker wel!

“Jaren terug dacht ik nog dat online coachen minder goed werkt. In coronatijd heb ik echt de voordelen ontdekt. Zo kun je iemand vaak meer recht in het gezicht kijken waardoor je meer non-verbale gezichtsuitdrukkingen kunt observeren en zit de coachee vaak in zijn vertrouwde omgeving. Is het gesprek afgelopen, dan heeft iemand direct tijd zonder jou en hoeft hij niet nog uren met je samen te werken.

Nog een voordeel ten opzichte van fysiek coachen is dat je bij zichtbare emoties je eigen ongemak niet kunt maskeren door een glas water te gaan halen of zakdoek te geven. Gelukkig maar! Erbij blijven en de emotie niet laten stoppen maar toelaten is namelijk veel effectiever.” Om je te helpen met online coaching van collega’s, heeft Verkroost nog een aantal aanvullende online coaching tips.

• 13) Let erop hoe je in beeld bent

Onderschat niet hoe je overkomt via Teams of Google Meet! Je camerapositie checken is dus aan te raden. Zorg ervoor dat je op gelijk niveau zit. Je wilt niet op iemand neerkijken of andersom. Het is ook belangrijk niet ín je scherm te zitten. Dan kom je namelijk net zo goed in iemands aura als wanneer je fysiek te dichtbij gaat zitten.

• 14) Doe aan smalltalk

Ook online kan het goed en nuttig zijn om eerst even te vragen hoe het op dat moment is. Juist omdat je geen idee hebt van de omgeving en context van de ander en dat wel van invloed kan zijn op jullie gesprek. Maak dus eerst even contact en ga dan pas met de inhoud aan de slag. 

• 15) Plan niet aaneengesloten

Net als bij een fysiek gesprek hebben mensen vaak de neiging langer te praten dan gepland. Kaderen blijft dus de tip. Houd ook rekening met uitloop en kijk of je de medewerker vrij kunt plannen voor het kwartier na jullie gesprek, zodat hij niet meteen een ander gesprek in hoeft maar de inzichten en acties even kan verwerken of uitwerken. Dat zorgt voor meer rendement van je coaching.

Voorbeelden van coachingsvragen

Welke coachingsvragen kun je stellen als HR professional, manager of coachende collega? Verkroost doet een voorzet voor een gespreksopbouw en geeft goede voorbeeldvragen die je op weg helpen. Samen met de tips uit dit artikel stel je ongetwijfeld de juiste vragen in je volgende coachingsgesprek!

• Wat wil je bereiken?
• Wat is daar belangrijk aan voor jou?
• Is het al eens eerder gelukt? Wat deed je toen en wat hielp je?
• Waar loop je nu specifiek tegenaan?
• Wat zou je van mij willen? Waar kan ik je mee helpen? Waar wil je eigenlijk hulp bij?
• Waar heb je invloed op en waar niet? Waar wil je invloed op uitoefenen en wat wil je accepteren?
• Ken je iemand die hier goed in is? Hoe zou hij of zij dit aanpakken?
• Wat is je inzicht nu we er samen naar hebben gekeken?
• Wat zou je nu kunnen of willen doen? Wie ga je daarbij betrekken?
• Wil je er later samen nog op terugkomen?
  Dit vraag je om het eigenaarschap bij de ander te laten en niet te controlerend te zijn. Wil je (bijvoorbeeld omdat je leidinggevende bent) wel een terugkoppeling? Zeg dat dan ook en spreek daar samen iets over af.

Oefening baart kunst

“Open zijn en mensen proberen te begrijpen is de sleutel tot goede coaching”, sluit Verkroost af. “Ieder koffieautomaatgesprek of functioneringsgesprek kan een coachingsmoment zijn. Door goed feedback te geven, zet je de ander aan tot denken en leg je een basis voor afspraken die goed voelen voor beide partijen." Nu je weet waar je op moet letten bij het coachen van collega’s en de juiste coachingsvragen voor je hebt liggen, kun je met de coaching tips aan de slag in de praktijk. “Veel succes en plezier!”

Meer weten of leren over coachend samenwerken of coachend leidinggeven? Check het Leertraject Coachen van collega's - SUAS.

NAAR COACHEN VAN COLLEGA'S