Onderhandelen en de kunst van het behouden van goede relaties

Onderzoek belangen en breng ze samen

Een onderhandelaar is succesvol als het hem lukt de belangen van beide partijen met elkaar in overeenstemming te brengen. Je moet begrijpen wat de zorgen en prioriteiten van de andere partij zijn om daar goed op te kunnen reageren. Verplaats je in de positie van de ander en bedenk wat er in diens gedachten omgaat, in plaats van alleen aan je eigen belangen te denken en je eigen gedachten te uiten.

De Camp Davidakkoorden in 1978 zijn een goed voorbeeld hoe je met inzicht in de achterliggende belangen onderhandelingen tot een goed einde brengt. Sinds 1967 hield Israël de Sinaï bezet en Egypte wilde haar schiereiland terug. Tijdens de bemiddeling van de Amerikaanse president Jimmy Carter kwam naar voren dat Israël zich meer zorgen maakte over haar veiligheid en het gebied als bufferzone wilde gebruiken, dan dat ze echt dat stuk land wilde bezitten. Egypte begreep deze zorg en beide partijen kwamen tot een set van veiligheidsmaatregelen waardoor Israël genoeg zekerheid geboden werd om de Sinaï terug te geven aan Egypte.

Geduld is een schone zaak

‘Tijd is geld’ luidt de uitdrukking, maar bij belangrijke onderhandelingen geldt ‘haastige spoed is zelden goed’. De tijd nemen in het voorstadium van de onderhandeling kan je juist tijd en geld door onduidelijkheden of een slechte relatie na het afsluiten van het contract besparen. Toon geduld en leer je onderhandelingspartner kennen, creëer een onderhandelingsklimaat waarin de sfeer goed is om een lange tijd samen te werken, ook nadat de handtekening onder het contract is gezet.

Voorbereiding is succesfactor

Wil je met een slecht resultaat thuiskomen, ga dan een onderhandeling in met de gedachte: 'Laten horen wat ze te zeggen hebben en dan zien we wel hoe we daarmee omgaan'. De reden waarom toponderhandelaars tophandelaars zijn is omdat ze nooit onvoorbereid aan de start verschijnen.

Bestudeer je onderhandelingspartner grondig. Duik in zijn hoofd zo goed als je kunt: Wat zijn zijn eisen, wensen en zorgen? En waarom? Weet de voorgeschiedenis van de onderhandelingen. Welke rol speelden jouw en zijn organisatie, en wie heeft wellicht een steekje laten vallen in procedures of processen. Zorg dat je niet overvallen wordt met informatie die je had kunnen weten. Weet ook welke wetten, regels en procedures van toepassing zijn. En last but not least bedenk zoveel mogelijk oplossingsscenario’s voor iedere denkbare situatie tijdens de onderhandeling.

Voorbereiden is een pittige klus maar geeft je door kennis en doordachte alternatieven meer macht en zekerheid tijdens de onderhandelingen.

Wees een goede luisteraar

Succesvolle onderhandelingen vragen om voorzichtigheid wat je zegt en wat je doet, maar ook om zorgvuldige observatie van je onderhandelingspartner. Luister goed en leef je in in de ander en gebruik de informatie die je krijgt om te reageren op een constructieve manier. Hoor wat er echt gezegd wordt en zit niet vast in je eigen gedachtepatroon. Aan de onderhandelingstafel word je geconfronteerd met verschillende gezichts- en standpunten. Blijf rustig en focus je op de woorden en gedragingen van de andere partij, je eigen woorden en gedragingen en het effect daarvan op de andere partij.

Toon respect

Het lijkt voor de hand liggend, maar soms wordt het toch vergeten. Het is zo belangrijk je je onderhandelingspartner echt ‘te zien’ en te respecteren. Wees niet arrogant, omdat je denkt dat de onderhandeling een ‘done deal’ is, waar de ander niet onderuit kan. Ook als de machtsbalans jouw kant uitslaat, laat je altijd de andere partij in zijn waarde om tot een succesvolle samenwerking ná het afsluiten van het contract te komen. In 1992-1993 gingen Northwest Airlines en KLM met elkaar in gesprek over een mogelijke samenwerking. KLM was in verhouding een veel kleinere vliegtuigmaatschappij en Northwest wist dat deze status gevoelig lag bij KLM tijdens de onderhandelingen en in een eventuele samenwerking. Northwest zorgde er daarom voor dat ze KLM van begin tot einde als gelijke partner behandelde. Northwest greep ieder gebaar aan tijdens de onderhandelingen om de soevereiniteit van KLM te erkennen.

Principieel onderhandelen

Houd bovenstaande regels in je achterhoofd de volgende keer dat je aan de onderhandelingstafel aanschuift en bouw aan sterke, vruchtbare win-win-samenwerkingen met je partners en klanten. Een manier van onderhandelen die op bovenstaande aansluit is de Harvard-methode, ook principieel onderhandelen genoemd. Principieel onderhandelen is een onderhandelingsmethode die gericht is op het opbouwen van een goede relatie met de toekomstige samenwerkingspartner en die door achterliggende belangen op tafel te krijgen, onderzoekt hoe de ‘te verdelen koek’ het grootst voor beide partijen gemaakt kan worden.

Expert op het gebied van onderhandelen volgens de Harvard-methode is Robert Bordone, Thaddeus R. Beal Clinical Professor of Law op Harvard Law School en oprichter van de Harvard Negotiation & Mediation Clinical Program. Hij geeft diverse colleges op Harvard Law School, waaronder de fameuze Negotiation Workshop, hét visitekaartje en dé trots van de school. Bordone is daarnaast professor aan het Harvard Negotiation Institute en voor het Harvard Program tijdens Negotiation’s Senior Executive Education seminars. Hij geeft een exclusieve masterclass bij Schouten & Nelissen over dit onderwerp.

NEGOTIATION SKILLS

Bron: pon.harvard.edu/blog